Pentru noile entități juridice, obținerea certificatului de înregistrare de la Registrul Comerțului nu reprezintă finalul procesului birocratic. În realitate, certificatul constatator este un document care trebuie solicitat periodic, deoarece acesta atestă situația la zi a sediului, capitalului, asociaților, administratorilor și activităților autorizate. Spre deosebire de certificatul de înregistrare, care rămâne neschimbat pe toată durata existenței firmei, certificatul constatator trebuie actualizat constant pentru a reflecta realitatea juridică a companiei.
Instituțiile financiare reprezintă unul dintre principalii utilizatori ai acestui document. Băncile verifică prin intermediul lui cine reprezintă firma și cine deține acțiunile, acceptând de regulă un certificat emis în ultimele 30 de zile. Aceeași cerință de actualizare, cu o valabilitate de maximum o lună, este impusă și companiilor de leasing, care folosesc acest document ca pe singura sursă oficială de informații despre firmă în primul an de activitate, înainte de depunerea primului bilanț.
În procesul de digitalizare, platformele de vânzare și procesatorii de plăți solicită obligatoriu acest document la înscriere. Marketplace-urile sau aplicațiile de livrări verifică datele firmei, iar șoferii de la Bolt sau Uber au nevoie de certificat încă de la dosarul de autorizare pentru transport alternativ. Este esențial ca acest document să fie transmis sub formă de PDF semnat electronic, deoarece formularele digitale refuză orice încercare de încărcare a unei fotografii a documentului.
Certificatul este solicitat și în contextul contractelor de închiriere sau al activităților notariale. Proprietarii de spații comerciale vor să verifice dacă firma este funcțională și cine este semnatarul autorizat, în special dacă spațiul devine sediu social. Notarii publici aplică cele mai stricte reguli de vechime, acceptând adesea documente emise în ultimele 15 zile sau chiar în aceeași zi în cazul cesiunilor de părți sociale, pentru acte precum procuri sau comodate.
În cadrul licitațiilor sau al accesării fondurilor nerambursabile, certificatul constatator poate avea cerințe specifice. Pentru fonduri, este necesar un format care să includă indicatori financiari, în timp ce la licitații trebuie să fie vizibilă autorizarea pentru activitatea prevăzută în contract. Companiile mari folosesc de asemenea acest document pentru calificarea furnizorilor în cadrul dosarelor de evaluare, solicitându-l uneori în mod regulat, pe o bază anuală.
În cadrul sistemului de înregistrare al entităților juridice din România, procesul de emitere a documentelor se realizează electronic prin intermediul Registrului Comerțului. Documentul este furnizat sub formă de PDF cu semnătură digitală și poate fi obținut online folosind codul unic de identificare al companiei. Deși procesul este rapid, utilizatorii trebuie să evite tipărirea și rescanarea fișierului, deoarece această acțiune anulează validitatea semnăturii electronice a documentului oficial.