Companiile românești care trimit delegații de afaceri în destinații precum Londra, Zürich sau New York se pot confrunta cu surprize malițioase în bugetele de travel. Deși zborurile și cazările sunt costuri previzibile, facturile de telecomunicații apar adesea la sfârșitul lunii și pot fi extrem de ridicate. Acest fenomen se datorează faptului că regulile europene de roaming, care permit utilizarea serviciilor ca acasă, nu se aplică în afara Spațiului Economic European.
Regula europeană de roaming acoperă statele din UE, Islanda, Liechtenstein și Norvegia, urmând ca Republica Moldova și Ucraina să fie incluse din 1 ianuarie 2026, conform ANCOM. Totuși, trei destinații de business majore rămân în afara acestui mecanism de protecție. Marea Britanie nu mai aplică tarifele naționale după ieșirea din UE, Elveția nu a făcut niciodată parte din SEE, iar în Statele Unite tarifele sunt dictate exclusiv de acordurile comerciale dintre operatori.
Facturile mari sunt rezultatul cumulativ al mai multor factori de consum. Acestea includ reînnoirea automată a pachetelor de date fără ca angajații să observe, taxarea separată a apelurilor primite în afara SEE și traficul de fundal. Sincronizarea e-mailurilor cu fișiere mari, backup-ul fotografiilor și ședințele video consumă rapid resurse. O singură ședință video de o oră poate consuma aproximativ 1 GB de date, ceea ce crește rapid costurile dacă angajații folosesc datele mobile în loc de Wi-Fi.
Pentru a controla aceste cheltuieli, departamentele financiare pot implementa politici de travel mai stricte. Acestea pot include stabilirea unui plafon de date pe deplasare, obligativitatea utilizării Wi-Fi-ului securizat pentru întâlniri video și dezactivarea backup-ului automat pe date mobile înainte de plecare. O altă soluție este adoptarea tehnologiei eSIM pentru afaceri, care permite utilizarea unor planuri de date specifice pentru fiecare destinație, oferind costuri fixe și gestionare centralizată.
Firmele pot opta pentru furnizori care oferă platforme de management centralizat, precum OneBalance de la Yesim, care permite gestionarea planurilor angajaților dintr-un singur cont. Înainte de trecerea la un nou model de conectivitate, companiile trebuie să verifice compatibilitatea telefoanelor de serviciu cu eSIM, politica de securitate IT și capacitatea contabilității de a procesa facturile fiscale pentru aceste achiziții. Instruirea echipei este, de asemenea, esențială pentru a evita utilizarea accidentală a roaming-ului pe cartela principală.
În cadrul Uniunii Europene, reglementările privind roaming-ul au fost concepute pentru a elimina taxele suplimentare pentru consumatorii din statele membre, facilitând mobilitatea. Totuși, această protecție este limitată geografic la teritoriul european. Pentru companiile cu activități internaționale frecvente, trecerea de la abonamentele tradiționale la soluții de date dedicate poate transforma un cost variabil și imprevizibil într-o cheltuială fixă și ușor de monitorizat în bugetul anual.